7 تقنيات تجميع المهام لزيادة إنتاجيتك

كثير من الناس مهووسون بتعدد المهام. ليس من غير المألوف رؤية الأشخاص يتنقلون من هواتفهم الذكية إلى أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم إلى جهاز iPad والعودة إلى هواتفهم الذكية معتقدين أنهم ينجزون المزيد في وقت أقل. لكن تعدد المهام هو خرافة. بدلاً من تعدد المهام ، فإن ما يفعله الناس هو ببساطة القفز بين المهام مما يؤدي إلى قتل إنتاجيتهم.

لإيقاف تعدد المهام والبدء في إنجاز الأمور ، تحتاج إلى تعلم تقنيات تجميع المهام.

ما هو الخلط؟

التجميع هو مصطلح يستخدم لأجهزة الكمبيوتر. كانت أجهزة الكمبيوتر القديمة قادرة على تشغيل مهمة واحدة فقط في كل مرة. كان التقدم في التكنولوجيا يعني أن أجهزة الكمبيوتر يمكنها تشغيل وظائف متعددة مجدولة في الأوقات الأكثر منطقية.

التجميع هو نهج واقعي للغاية لزيادة الإنتاجية. يزيد التركيز إلى أقصى حد ويقلل من عوامل التشتيت عن طريق تجميع المهام المتشابهة التي تتطلب موارد مماثلة.

قبل أن تبدأ في تجميع مهامك …

الجانب الآخر لكل الأشياء الرائعة التي قدمتها لنا التكنولوجيا على مدى العقود القليلة الماضية هو العدد الهائل من الأشياء التي يمكن أن تصرف انتباهنا عن تحقيق مهامنا وأهدافنا. في المتوسط ​​، نتلقى مقاطعات كل ثماني دقائق. قم بإيقاف تشغيل الوضع الصامت على هاتفك ، وسرعان ما ستغمرك أصوات الصفير والصفارات. وإذا لم تحصل على إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، فسيمكنك الحضور.

فكر فقط في عدد المرات التي سمعت فيها “هل لديك خمس دقائق إضافية؟” أو “هل يمكنني الحصول على مساعدتك في شيء ما؟” معظم الناس لا يقصدون مقاطعتك ، لكن هذا ما يحدث حتمًا. بعد كل شيء ، متى كانت آخر مرة وجدت فيها نفسك لا تفعل شيئًا في المكتب؟

هناك دائمًا شيء ما على طبقنا يحتاج إلى اهتمامنا. يرحب كثير من الناس بالمقاطعات لأنها تمنحهم الوهم بأنهم أكثر إنتاجية.

مهما يكنولا شيء يمكن ان يكون غير الحقيقة. وفقًا لإحدى الدراسات ،

“يستغرق الأمر في المتوسط ​​23 دقيقة و 15 ثانية للعودة إلى المهمة.”

إنه قاتل حقيقي للإنتاجية. بدلاً من ذلك ، ما يحتاج الناس إلى فعله هو التركيز على مهمة واحدة وإنجازها.

للتأكد من أنه يمكننا الاستفادة الكاملة من تقنيات التجميع ، نحتاج أولاً إلى الحد من مصادر التشتيت لدينا:

• قم بتشغيل وضع الطائرة – يعمل وضع الطائرة على إزالة الإشعارات المزعجة على هواتفنا وتطبيقاتنا لمستخدمي الكمبيوتر. يمنعون الوصول إلى مواقع الويب لمدة معينة.
• استخدم التقويم – ستمتلئ المساحات المفتوحة قريبًا إذا لم تكن حريصًا ، لذلك من المهم أن تحجز وقتًا مع نفسك للتركيز على المهام التي تحتاج إلى القيام بها. ضع جانباً بضع فترات زمنية لمنع الانقطاعات ، وستكون جاهزًا لموسيقى الروك.

إليك المزيد من الطرق لمساعدتك على التخلص من المشتتات والحفاظ على تركيزك.

الآن وقد خصصنا وقتًا للتركيز على ما نحتاج إلى إنجازه ، فلنلقِ نظرة على تقنيات التجميع المختلفة التي يمكنك استخدامها.

7 تقنيات تجميع المهام

عندما يتعلق الأمر بالتجميع ، لا يوجد نهج واحد يمكنك اتباعه:

1. تقنية بومودورو

كثير من الناس يعتبرون تقنية بومودورو الكأس المقدسة لعمل المجموعات. تم تطويرها في الثمانينيات من قبل Francesco Cirillo ، وهي عملية يقسم فيها الناس وقتهم إلى زيادات قصيرة من كتل مدتها 25 دقيقة على مدار اليوم مع فترات راحة دورية.

كل كتلة مدتها 25 دقيقة تسمى “بومودورو”. هذه التعزيزات القصيرة من التركيز تمنع الإرهاق العقلي وتسمح للأشخاص بإنجاز المهام بشكل أسرع.

بعد كل بومودورو ، خذ استراحة قصيرة لمدة خمس دقائق لتنشيط جسمك وعينيك. بعد أربعة بومودوروس خذ استراحة طويلة من 15 إلى 30 دقيقة.

2. تقنية Flowtime

ليست تقنية Flowtime معروفة تقريبًا مثل تقنية Pomodoro ، فهي من بنات أفكار Zoe Read-Bivens التي ابتكرتها لأنها وجدت pomodoros يقطع تدفقها كثيرًا.

مفتاح استخدام تقنية Flowtime هو إنشاء جدول زمني يسمح لك بإدارة أنشطتك اليومية. يمكن أن يتم ذلك على جهاز iPad الخاص بك أو باليد ، ولكل منها مزاياه.

يتيح لك القيام بذلك رقميًا تحريك الأشياء بسهولة وتتبع الوقت الإضافي. ومع ذلك ، أفضل الذهاب إلى المدرسة القديمة وكتابة الأشياء. يزيد الفعل البسيط المتمثل في تدوين الأشياء من فرصتك في القيام بها بنسبة 42٪ وفقًا للدكتور جيل ماثيوز ، أستاذ علم النفس بجامعة الدومينيكان في كاليفورنيا.

في الجدول الزمني الخاص بك ، سترغب في تضمين عناوين الأعمدة التالية:

• اسم المهمة
• وقت البدء
• وقت النهاية
• الانقطاعات
• وقت العمل
• فترة إستراحة

بمرور الوقت ، سيسمح لك ذلك بتطوير التدفق الذي يناسبك بشكل أفضل.

عند اختيار مهمة ، لا تجعلها جملة واسعة جدًا. بدلاً من ذلك ، ركز على مهمة واحدة معينة يسهل القيام بها. من نواحٍ عديدة ، أنت تقوم بتقسيم مهامك وتقسيمها إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة.

هناك قاعدة واحدة فقط يجب عليك الالتزام بها عند العمل في مهمتك: عدم تعدد المهام على الإطلاق.

اعمل على المهام التي اخترتها حتى تحتاج إلى استراحة. لا تدع ساعتك تحدد مقدار الوقت الذي تريد تخصيصه لمهمة ما.

بدلاً من ذلك ، اعمل حتى تشعر بالإرهاق أو أن العصائر الإبداعية لا تتدفق. المفتاح هو الاستمرار في العمل إذا وجدت نفسك في أخدود.

أطول فترة زمنية يجب أن تعمل فيها على مهمة واحدة هي 90 دقيقة تقريبًا. بعد هذا المقدار من الوقت ، ستحصل على عوائد متناقصة.

سيكون من الأفضل بكثير أن تأخذ استراحة مكتسبة عن جدارة في ذلك الوقت. سوف يشكرك جسدك وعقلك.

تأكد من تسجيل الوقت الذي قضيته في مهمتك وطول استراحةك.

تأكد أيضًا من تسجيل الانحرافات فور حدوثها. هذا تمرين يفتح العين إلى حد ما.

معظم الناس ليس لديهم فكرة عمن أو ما الذي يأكل وقتهم بعيدًا. “لا أعرف إلى أين ذهب الوقت” هو شيء شائع تسمعه يقوله الناس. سيُظهر لك هذا مكان تشققاتك ويسمح لك بوضع استراتيجيات أو حلول لمنعها من التأثير عليك بانتظام.

3. مصفوفة أيزنهاور

اشتهر هذا النظام العملي في كتاب ستيفن كوفي The Seven Habits of Highly Effective People ، على الرغم من أنه لم يشر إليه على هذا النحو.

الهدف هو إنشاء شبكة ثنائية في اثنين تنقسم إلى أربعة أرباع: عاجل ، غير عاجل ، مهم ، وليس مهم ، كما ترى في الصورة الموضحة أدناه بواسطة ToDoist:

المفتاح هو إعادة هذه الشبكة في نهاية كل يوم وسيتم نقل عناصر معينة من قسم إلى آخر بسبب أنشطة اليوم. كما ترى من الرسم التخطيطي ، كل مربع له إجراء واحد مخصص له.

• عاجل ومهم: افعلها
• مهم وغير عاجل: جدولة ذلك
• عاجل وغير مهم: تفويضه
• ليست عاجلة وليست مهمة: احذفها

يستخدم الكثيرون هذا للتخطيط طويل الأجل بالاشتراك مع بومودوروس للعمل اليومي.

4. GTD

تم تطوير Getting Things Done (المعروف أيضًا باسم GTD) بواسطة خبير إدارة الوقت David Allen. بالمقارنة مع العمل على دفعات أخرى ، فإنه يركز على التخطيط بدلاً من العمل.

لتوفير الوقت ، أشجعك على مشاهدة هذا الفيديو على طريقة إنهاء الأشياء لأنه يقوم بعمل رائع في تلخيصه.

5. التلعيب

يمكن أن يكون العمل بالنسبة للكثيرين مملاً. إن الطحن اليومي له أثره ، وهذا هو السبب في أن تحويل المهام المطروحة إلى ألعاب يمكن أن يكون وسيلة فعالة لتقليل رتابة المهام المتكررة.

تطبيق Forest هو تطبيق إنتاجي مرئي يُظهر نمو الشجرة الرقمية. الأمر بسيط — بمجرد أن تزرع شجرة ، يبدأ المؤقت (ويمكن ضبطه في أي مكان يتراوح بين عشر دقائق وساعتين).

طالما بقيت بعيدًا عن شاشتك ، سواء كان ذلك الهاتف الذكي أو الكمبيوتر المحمول ، فستنتهي الشجرة من النمو وستتم إضافتها إلى شاشتك اليوم. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن الشجرة تذبل وتموت.

قد يبدو الأمر سخيفًا إلى حد ما ، لكنه فعال بشكل مدهش في جعل الناس يركزون لأن رؤية أشجارك تنمو تمنحك تمثيلًا مرئيًا لتقدمك كل يوم.

من يقول أنه لا يمكنك الاستمتاع في العمل؟

6. 52/17

إن مفهوم 52/17 ، الذي ابتكرته جوليا جيفورد المولودة في كندا والمتحمسة للتكنولوجيا ، يعني تقسيم كل ساعة من يوم العمل إلى 52 دقيقة من العمل المركز و 17 دقيقة من وقت الراحة.

يمكنك الاستفادة من هذا المؤقت لمساعدتك في:

7. أيام تحت عنوان

هناك طريقة أخرى للتعامل مع العمل الجماعي وهي ببساطة تخصيص أيامك. جويل أوستين ، المبشر المسيحي ، يخصص كل يوم لمهمة مختلفة.

يوم الأربعاء ، يفكر ويقرأ ويستمع إلى البرامج الصوتية للاستعداد لخطبة الأحد. الخميس ، يكتب خطبته كلمة بكلمة. ويخصص يوم الجمعة للحفظ ، والسبت يوم أداء ثوبه.

ومع ذلك ، لا يمكن لمعظم الناس الاستفادة من هذا النهج لأنهم موظفون. لكن بالنسبة للمؤثرين أو الرؤساء التنفيذيين ، يمكن أن يحدث ثورة في طريقة عملك.

افكار اخيرة

هناك مسعى لا ينتهي للمديرين التنفيذيين والمديرين ورجال الأعمال والطلاب لإيجاد كيفية زيادة الإنتاجية. تقنيات تجميع المهام تفعل ذلك بالضبط. السؤال الوحيد هو ما هي التقنية الأفضل بالنسبة لك.

رصيد الصورة المميز: جوناثان فرانسيسكا عبر موقع unsplash.com