4 استراتيجيات بسيطة للتعاون الناجح عن بعد

غيّر جائحة Covid-19 الطريقة التي نعيش بها ونؤدي أعمالنا. قبل الوباء ، كنا كتفًا بكتف وجهاً لوجه. لم تكن هناك أقنعة ، ولم يكن التباعد الاجتماعي شيئًا. ثم ضرب الوباء ، وتغير كل شيء.

كنا في يوم من الأيام ثقافة صاخبة وصاخبة تمارس نشاطًا تجاريًا في أماكن قريبة ، وبعد ذلك أصبحنا بعيدين واضطررنا إلى جعل التعاون عن بُعد يعمل. المكاتب التي كان بها الكثير من الناس كانت فارغة. كانت الدعوة إلى الناس للبقاء في أمان من خلال البقاء في المنزل. ثم وقف العالم بأسره بينما تسبب الوباء في قيام مسؤولينا بإغلاق كل شيء.

ومع ذلك ، نظرًا لأننا بقينا جميعًا في المنزل للتخفيف من انتشار المرض ، ما زلنا بحاجة إلى كسب لقمة العيش. لم يتم التخلص من الفواتير ، وكان يلزم شراء الطعام.

التعاون عن بعد آخذ في الازدياد

أدى العيش في ظل هذه الظروف إلى نشوء العمال عن بعد والتعاون عن بُعد. لقد أبقى الأعمال مفتوحة والناس يعملون. في ضوء جميع معايير العمل عن بعد التي سُنت أثناء الوباء ، اكتشفت الشركات مزايا استخدام التعاون عن بُعد للتوسع على الرغم من الظروف المؤسفة.

تحولت التحديات من الحاجة الماسة إلى إعادة تعريف كيفية إنجاز الأعمال للعمل بفعالية عن بُعد مع خلق ثقافة حول التعاون الصحي عن بُعد. ستمنحك هذه المقالة تلميحات وأدوات وحيلًا للتعاون الفعال عن بُعد.

تحديد قواعد الاتصال للتعاون

يعد وضع معايير ثقافية حول الاتصال جزءًا لا يتجزأ من التعاون الفعال عن بُعد. إن تطوير الثقافة قبل القيام بالمشروع الأول معًا أمر حتمي. يؤدي القيام بذلك إلى تحديد معايير كيفية إدارة الفرق وكيفية عمل أعضائها.

1. إنشاء قواعد الاتصال

هذه المعايير هي الطريقة التي سيتواصل بها فريقك ، وما هي القنوات التي سيستخدمونها ، وعدد المرات التي يجب أن يكونوا فيها على تواصل منتظم معك ومع بعضهم البعض. بدون هذه القواعد ، يمكن أن يصبح التواصل إما ساحقًا أو غير موجود.

قم بقيادة فريقك من خلال إنشاء أنظمة وهياكل معيارية حول كيفية التواصل وأي طريقة هي طريقة الاتصال المفضلة.

2. لا تخلط بين الاتصالات الموجزة والتواصل الواضح

يمكن أن يكون الاتصال موجزا دون أن يكون واضحا. لا يتمثل هدف الفريق في أن يكون موجزًا ​​قدر الإمكان ولكن أن يكون واضحًا قدر الإمكان. السعي لتحقيق الوضوح سيعلم الفريق كيفية التواصل بينما يأتي الإيجاز مع الممارسة.

الفرق الواضحة في التواصل هي فرق تصل إلى مستويات عالية من النجاح.

3. لا تقصف فريقك بالرسائل

هناك علم وفن للتواصل. يأتي علم الاتصال من تعلم كيفية التواصل. يتطور فن الاتصال عندما تتعلم متى تتواصل.

طوّر وعيًا ذاتيًا عندما تكون رسائلك مشتتة للانتباه أكثر من كونها مفيدة.

4. البحث عن الفرص المخفية ضمن الاتصالات المكتوبة

عندما تُظهر للمجموعة أنك تقدر وقتهم ، فإنهم سيقدرون التعاون.

هل يمكن أن يكون هذا الاجتماع بريدًا إلكترونيًا؟ هل تحتاج إلى مقابلة فريقك كل صباح ، أم يمكنك إرسال رسالة بتوجيهات اليوم؟ هل أعلنت للمجموعة كم تقدرهم؟

هناك العديد من الفرص لتنمية فريقك وتطويره من خلال التواصل الكتابي. عليك أن تجدهم.

5. كن متعمدا بشأن الاحتفال

ما تحتفل به ، أنت تحتفظ به. عندما تحتفل بالفريق ، سيبقى الفريق فريقًا. الناس لا يبقون حيث لا يحتفل بهم.

إذا كنت تريد أن يعمل التعاون عن بُعد ، فكن قصدًا الاحتفال. احتفل بأعياد الميلاد والمعالم وأحداث الحياة والأهداف المحققة وما إلى ذلك.

إذا قمت بإنشاء قاعدة ثقافية تواصلية حول الاحتفال بالناس ، فإنك تنشئ شيئًا مغناطيسيًا سيبقي الفريق معًا لسنوات قادمة.

فكرة بدون استراتيجية هي إهدار للطاقة. إن وجود إستراتيجية يعطي فكرة الأرجل التي تحتاجها للمشي لإنجاز مهمتها.

فيما يلي أربع استراتيجيات عملية للتعاون الفعال عن بعد:

1. إنشاء روتين حول الاتصالات

لا تفرط في التفكير في الروتين. ابدأ بشيء واضبطه على طول الطريق. قم بدعوة التعليقات من المتعاونين الآخرين. يحدث نبض حياة فريقك عندما تتجمع حول التوجيه القياسي.

باستخدام إجراءات الاتصال ، يمكنك عقد اجتماعات جماعية يومية واجتماعات “نمو” أسبوعية وجلسات معلومات شهرية.

تجمعات يومية هي نقاط تفتيش الاتصالات. لا توجد اجتماعات طويلة. والغرض المقصود منها هو الاجتماع سريعًا لاستعراض قائمة المهام اليومية ، وتقييم ما إذا كان شخص ما يحتاج إلى المساعدة ، وإنشاء نقطة اتصال.

اجتماعات “النمو” الأسبوعية هي اجتماعات الفريق. هذا النوع من الاجتماعات هو المكان الذي يجتمع فيه الفريق بأكمله لمناقشة فرص النمو أو العصف الذهني أو التخطيط أو التدريب.

جلسات المعلومات الشهرية هي اجتماعات يجتمع فيها الفريق بأكمله لمراجعة التوجيهات الخاصة بهم للشهر. إنها أيضًا فرصة لاستضافة التدريب أو تقديم الملاحظات أو إجراء جلسات فرعية أو مراجعة سياسة الشركة.

نصيحة محترف: مهما كان روتين الاتصال الذي تقرره فهو جيد. الشيء الوحيد الذي يجب أن يكون لديك في كل اجتماع هو جدول الأعمال. لا يهم طول أو قصر الاجتماع. توضح الأجندة أنك تقدر وقتهم بينما تبقيك على المسار الصحيح من خلال الالتزام بالخطة.

2. أدوات مشتركة للتعاون عن بعد

عندما نفكر في التعاون الفعال عن بعد ، فعادة ما تكون التكنولوجيا في الحضيض. قد تكون التكنولوجيا هي آخر الأفكار بسبب افتراض أن كل شخص لديه إمكانية الوصول إلى التكنولوجيا.

على الرغم من أن افتراضنا قد يكون صحيحًا ، إلا أنه لا يزال يتعين علينا معالجة نوع الأدوات التي سيستخدمها كل شخص.

فيما يلي بعض الاحتياجات التكنولوجية اليومية التي يحتاج كل فريق إلى معالجتها بأمثلة شائعة:

• برنامج مؤتمرات الفيديو (Zoom أو Google Meetup)
• تطبيق إدارة المهام (Trello أو Notion أو Asana)
• تطبيق الاتصالات (Voxxer أو Volley أو Slack أو WhatsApp)
• سماعات الرأس (لا تقلل من شأن قوة سماعات إلغاء الضوضاء)
• الشاشات (كم يحتاج الفريق للمهام؟)
• برنامج سطح المكتب البعيد (للوصول عن بعد إلى أجهزة الكمبيوتر المكتبية للملفات أو الإصلاحات)
• تطبيق مكافحة الفيروسات (هذا غير قابل للتفاوض)
• تطبيق إدارة كلمات المرور (كلمة مرور واحدة أو Dashlane)
• التخزين السحابي (Google Drive أو Dropbox)
• مجموعة Office (MS Office)

نصيحة محترف: قم بإنشاء قائمة بجميع التطبيقات الضرورية مع الأوصاف. يجب أن يستخدم جميع المتعاونين نفس البرنامج لتقليل سوء التواصل. أيضًا ، من الضروري ملاحظة أن كل تطبيق سيكون له منحنى تعليمي.

يعد انتقاء أفضل أداة للفريق الذي لديه أدنى منحنى تعليمي مع تعزيز البساطة في مساحة العمل بمثابة الفوز.

3. تنقل عبر توقعاتك

للبدء في وضع توقعات صحية ضمن عمليات التعاون عن بُعد ، يجب على المرء أولاً فهم طبيعة التوقعات.

التوقعات هي أفكار حول كيفية رغبتنا في أن يتصرف الناس ويعملوا في سياقات محددة. لأن جوهر العمل عن بعد هو أن كل متعاون يعمل من موقع مختلف ، فإن التوقعات ليست اقتراحات.

التوقعات التي يتم توصيلها بشكل صحيح هي متطلبات لمجتمعات تعاونية صحية عن بعد.

قبل أن تبدأ العمل معًا ، فإن التواصل الجيد الذي يحدد توقعات الفريق في وقت مبكر من الشراكة هو مفتاح التعاون الفعال. عند تحديد توقعات تعاونك عن بُعد ، يجب أن تكون واقعيًا ومحددًا للغاية.

التوقع غير الواضح يترك مجالًا للارتباك. كما تعلم ، يتسبب الارتباك في عدم الأمان وعدم الفعالية ، مما يعيق في النهاية تقدمك أنت والفريق.

للمساعدة في تجاوز التوقعات ، ضع قائمة تنطبق على الجميع (بما فيهم أنت). بمجرد أن يكون هناك مخطط تفصيلي لتوقعاتك العامة ، اجمع الفريق معًا حتى تتمكنوا يا رفاق من المناقشة بصراحة. الهدف هو التوصل إلى تعداد حول كيفية عمل وسلوك الفريق بأكمله.

فيما يلي بعض توقعات الفريق المحتملة:

• كن حاضرًا في جميع الاجتماعات المجدولة.
• التخطيط للغيابات المتوقعة في وقت مبكر.
• ركز على مجال عملك.
• اللباس المناسب لمكان العمل.
• كن مهذبًا في جميع الأوقات.
• حافظ على موقف إيجابي ومفيد.
• تأكد من عدم ترك الفجوات التي سيتعين على الآخرين ملاحظتها.

بالطبع ، سيتعين عليك تحديد شكل كلٍّ منها في سياقك. ومع ذلك ، كلما زاد العمل الذي تقوم به بوضوح قبل أن يعمل الفريق معًا ، سيكون من الأسهل التنقل في المحادثات والتحديات.

نصيحة محترف: لا تخلق هذه وحدها. لا تحدث الحياة في فراغ ، ولا ينبغي بناء الفريق أيضًا. كلما زادت قدرتك على دعوة الاشتراك وإلقاء نظرة ثاقبة من الفريق ، زادت فرصة اتباع التوقعات ومشاركتها من قبل الجميع.

تذكر أن الناس لن يفعلوا أبدًا ما قيل لهم. يحب الناس أن يعرفوا أن أصواتهم مهمة. تعاون بشأن توقعات الفريق وشاهد الفريق وهو لا يمكن إيقافه.

4. اتصل بالفريق على مستوى أعلى

عند بناء ثقافة يمكنها التكيف مع التغييرات المستمرة والتغلب على التحديات في بيئة تنافسية أثناء العمل عن بُعد ، يجب علينا وضع أساس هذا الفريق مع أخذ النمو في الاعتبار.

فكر في الأمر على أنه منزل. إذا كان أساس المنزل خاطئًا ، فلا يمكن للمنزل أن يقف. لا يهم مدى روعة المنزل. إذا واجه المنزل أي تحديات مع الأساس ، فسوف يسقط المنزل في النهاية.

تعمل الفرق التعاونية بالمثل. عندما تقوم ببناء فريق بعيد ، فإن أساس هذا الفريق هو الجزء الأكثر أهمية في العملية.

يلتزم كل فريق فعال تجاه أعضاء الفريق بطرق تدفع الجميع ليكونوا أفضل نسخة من أنفسهم. بدون معايير عالية ومستويات عالية من المساءلة إذن ، لن يعمل الفريق التعاوني عن بُعد. سيكون الفريق حول كل شخص يحاول أن يبدو جيدًا وأن يكون الأفضل بدلاً من وضع مصلحة الفريق بأكمله في المقدمة.

نحن ، كقادة ، يجب أن نلتزم بإنشاء فرق صحية وليس فقط فرق فعالة. فرق فعالة تنجز العمل. تنمو الفرق السليمة من خلال العمل ويمكنها في النهاية التعامل مع التحديات المعقدة بشكل متزايد.

الهدف ليس فقط إكمال المهمة ولكن النمو كفريق واحد والانتقال من إكمال الوظيفة إلى الابتكار. هذا يتطلب المساءلة ، ومعايير عالية للسلوك ، ومستويات متزايدة من الالتزام.

بدون معايير عالية الأداء ومساءلة قوية ، تنهار حتى أفضل الفرق في نهاية المطاف.

اتصل بالفريق البعيد ليكون الأفضل من خلال التفكير:

• التميز على الكمالية
• أداء عال فوق المتوسط
• المساءلة على اللامسؤولية
• مبادرة على الكسل
• العلاقة على الاعتماد
• الاحترام على الازدراء
• التواضع على الكبرياء
• تكريم الغيرة
• التعاون على المنافسة

ثم ، يحاسب كل منكما الآخر بطرق محترمة. تحدث من خلال التحديات. استدعاء التناقضات. امنح الفريق الحق في الاتصال بك بشأن شيء يجعلك تعيش بمستوى أدنى.

افكار اخيرة

يعد التعاون عن بُعد هدفًا يسعى الكثيرون للوصول إليه ، ولكنه لا يكفي للقيام بالتعاون عن بُعد. فعل الأشياء للقيام بها لا يحرك الإبرة.

إن القيام بعمل مزدحم أو عمل عصري يجعلنا نشعر وكأننا نحقق الأهداف. ما يميز الشركات هو تركيزها الثابت على التعاون عن بعد كمهمة مركزية وليس مجرد شيء آخر يجب القيام به.

كشركة متنامية تتطلع إلى توسيع نفوذك ومدى وصولك ، أدرك أن التعاون عن بُعد لا ينبغي أن يكون محور التركيز. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون نقطة الاتصال حول كيفية أن تكون فعالاً في التعاون عن بُعد.

اجعلها جزءًا من مهمة ورؤية الشركة المتوسعة. اجعلها قيمة أساسية تدفعك للتوسع والنمو.

رصيد الصورة المميز: كريس مونتغمري عبر موقع unsplash.com