كيفية إجراء محادثات صعبة في العمل: 3 خطوات رئيسية

يعد إجراء محادثات صعبة في العمل أحد أكثر الأشياء صعوبة التي يتعين علينا القيام بها كأصحاب عمل وموظفين. كلنا نخشى ذلك ، ولا أحد يتطلع إليه ، وقليل جدًا من الناس يستطيعون القيام به بشكل جيد.

لكن إجراء محادثات صعبة يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا وهو جزء محوري من كونك جزءًا من فريق ، بغض النظر عن الحالة أو الدور الذي تلعبه داخل هذا الفريق. وغالبًا ما تكون هذه المحادثات الصعبة أسوأ بكثير مما نتصورها لأن عقولنا تأخذ الأمور إلى أقصى الحدود لحماية أنفسنا.

“نعاني في الخيال أكثر مما نعاني في الواقع.”– سينيكا

لماذا نتجنب المحادثات الصعبة في العمل؟

لماذا نفعل ذلك لأنفسنا؟ لماذا نحب تجنب إجراء محادثات صعبة؟ كنا قد توصلنا بالفعل إلى معرفة ما إذا كانت الإجابة بهذه السهولة.

أدمغتنا مصممة للحفاظ على سلامتنا ، وليس لتحمل المخاطر. سنرغب دائمًا في تجنب الصراع ومقاومة التغيير لأن هذا أسهل بكثير من مواجهة التحدي في النمو والشعور بعدم الارتياح. لكن الميل إلى هذا الخوف من التغيير هو ما نحتاج إلى القيام به لتطوير المهارات والموارد لإجراء محادثات صعبة مع أقراننا وزملائنا وفرقنا.

تحل الشركات المشكلات ، وستظل المشكلات تمثل دائمًا صعوبات يجب التغلب عليها من خلال المناقشات المعقدة والمحادثات المتعمقة وتحدي قدرات الأشخاص.

ومع ذلك ، هذا هو جمال كونك جزءًا من فريق أو منظمة. التغلب على التحدي يمكن أن يجمع الناس معًا. ولكن عندما يتم تحقيق هذا الإنجاز جنبًا إلى جنب مع الضرر الجانبي لسوء التواصل أو اللوم أو توجيه أصابع الاتهام طوال العملية ، فإنه يصبح فاشلاً على المدى الطويل.

3 خطوات أساسية لمعالجة المحادثات الصعبة في العمل

تُظهر الأبحاث أن وجود علاقات أفضل مع الموظفين يعادل تحسين مستوى الرفاهية وأداء العمل. علاوة على ذلك ، تؤثر علاقات العمل الإيجابية أيضًا على سلوك الموظفين وأخلاقهم بشكل إيجابي.

ومن ثم ، فمن الأهمية بمكان أن يتمكن الموظفون من تعلم كيفية بدء المحادثات الصعبة في العمل من أجل تقوية علاقات العمل أو إعادة بناء العلاقات القديمة.

إذا كنت ترغب في تحسين قدرتك على بدء محادثات صعبة في المكتب ، فابدأ بهذه الخطوات الرئيسية الثلاث.

1. إجراء المناقشة شخصيًا

قبل أن يبدأ زملائي من جيل الألفية في الاهتزاز في مقاعدهم خلف أجهزتهم ، نحتاج إلى فهم سبب اعتبار هذا جزءًا أساسيًا من اللغز.

الفكرة هي أن الأمر كله يتعلق بالاحترام.

من السهل أن تختبئ خلف ستار ، لأنك تنأى بنفسك عن الشخص الذي تتحدث إليه. إذا كنت على استعداد للجلوس مع شخص ما ومناقشة موضوع صعب عاطفيًا أو نقطة توتر ، فإن الاحترام المتبادل مطلوب لتحقيق ذلك.

إذا كنت لا تحترم رأي شخص ما ، فلن يهم ما يقوله أو يفعله لأنك قررت بالفعل أنك لن تغير رأيك. هذه العقلية المقيتة المتمثلة في الظلال أو ترك شخص ما معلقًا هي علامة مهمة على عدم الاحترام ونقص النضج بشكل عام.

إذا كنت تريد حقًا إجراء محادثة صعبة وذات مغزى للمضي قدمًا في علاقة شخصية أو مهنية ، فيجب أن تتم بشكل شخصي. وفقًا لمارجريت شوير ، “تبدأ العلاقات مع الزملاء بوجه إنساني”.

يجب أن تكون حاضرًا جسديًا لمشاركة وجهة نظرك ، ويجب أيضًا أن تكون على استعداد للاستماع إلى الشخص الآخر لمشاركة وجهة نظره. وفي الوقت الحالي ، يمكن أن تخبرنا لغة الجسد كثيرًا عما يحاول شخص ما قوله أكثر من مجرد الاستماع إلى كلماته.

غالبًا ما يخبرك الناس بما هو أكثر بكثير مما يقولونه لك في الواقع ، لذا ستتحسن قدرتك على التقاط الفروق الدقيقة بشكل كبير عندما تكون حاضرًا جسديًا وتجلس مقابلهم.

التواجد هو أكثر بكثير من كونه حاضرًا جسديًا لأنه يتضمن أيضًا التواجد هناك إدراكيًا وعاطفيًا.

2. استمع لتفهم ، لا تستجيب

المحادثات الصعبة لا تحدث بسبب طفيفة أو لفتة بسيطة. في كثير من الحالات ، تنشأ من نتائج متكررة لا تحل من تلقاء نفسها ، مما يتسبب في مزيد من القلق والتوتر العاطفي بسبب طول المدة التي حدث فيها.

يجب أن تكون عقليتك في الدخول في أي محادثة ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، للتأكد من إتقان مهارات الاتصال الخاصة بك.

وعلى الرغم من أن التواصل بالمعنى التقليدي هو شيء يمكنك التحكم فيه بكلماتك واستخدام الإيماءات ، إلا أنه ينطوي أيضًا بشكل كبير على الاستماع وفهم من أين يأتي الشخص الآخر.

الذكاء العاطفي سمة تحظى بتقدير كبير يسعى العديد من القادة إلى إتقانها لأنها تتيح لهم فهم الشخص الذي يتواصلون معه بشكل أفضل. كما يسمح لهم بوضع أقدامهم في حذاء شخص آخر والعثور على التعاطف مع المكان الذي قد يأتون منه.

غالبًا ما ننسى أن غرورنا هي العدو. عادة ما نشعر بقلق أكبر بشأن الحفاظ على صورتنا الخاصة ، مما قد يجعلنا نتجاهل ما يشعر به الشخص الآخر أثناء المحادثة.

إذا لم نبحث بنشاط عن فرص لفهم ما يقولونه ، فسوف نفقد فرصة لتقدير وجهة نظرهم. وكلما فشلنا في الاتصال بشكل فعال ، فعادةً ما يكون ذلك بسبب فشلنا في التواصل.

3. اسأل عن ردود الفعل

إذا كان إجراء محادثات صعبة أمرًا صعبًا ، فيجب أن يكون طلب التعليقات أمرًا سهلاً.

عندما تتغلب أخيرًا على خوفك وتبدأ المناقشة ، ستجد غالبًا أنه كان هناك نقص في التواصل وأن كلا الطرفين قد وضع افتراضات.

عادة ما تضعنا هذه الافتراضات والحوار السيئ في المشاكل لأنها تتفاقم وتغير تمامًا منظورنا للفرد الذي يجلس أمامنا.

تُظهر الأبحاث حول التحيز المتصور مسبقًا في سياق التكنولوجيا أنه “في حين أن الأنواع المختلفة من الخبرة لها تأثير كبير على قرار استخدام منتج تقني ، فإن هذا التأثير محجوب تمامًا من خلال التحيز المسبق للفرد حول التكنولوجيا”. بينما أجريت هذه الدراسة في سياق التكنولوجيا ، يمكننا أيضًا ملاحظتها في سياق العلاقات.

يمكن أن تمنعنا انطباعاتنا أو افتراضاتنا عن شخص ما من معرفته بشكل كامل وصادق لأن مفاهيمنا المسبقة تمنعنا من قبول المعلومات التي لا تتناسب مع فكرتنا المسبقة عن هذا الشخص.

ومع ذلك ، عندما تصبح منفتحًا على التعليقات ، فإنك بالتالي تصبح منفتحًا لسماع مدخلات الشخص الآخر. يمكن أن يفتح الانفتاح على التعليقات الأبواب للمناقشات المستقبلية ويتيح لك فرصة التعلم من أخطائك مع امتلاكك أيضًا لأخطائك من الماضي.

كلنا نرتكب أخطاء ، لكن أولئك الذين يكررون هذه الأخطاء يطورون عادات سيئة وعلاقة سيئة مع زملائهم مع مرور الوقت.

سيسمح الانفتاح على التعليقات لزملائك بأن يكونوا أكثر انفتاحًا لمشاركة وجهات نظرهم ، مما يؤدي بطبيعته إلى بناء الثقة والتواصل والترابط بين الأفراد داخل الشركة.

تذكر أن وجود علاقة قوية لا يعني دائمًا خلافات أقل. في كثير من الأحيان ، يعني ذلك وجود اتصالات أكثر كفاءة ، مما يسمح بطبيعته بمستويات أعلى من الثقة والتفاهم.

اتخاذ الإجراءات يعالج جميع الآلام

في معظم المواقف ، تنشأ المحادثات الصعبة بسبب الأخطاء المتكررة في الحكم أو الأخطاء التي لم يتم تصحيحها من البداية. لذلك ، إذا كنت ترغب في إحداث تغيير وتسهيل تجديد الثقة في علاقة في العمل ، فيجب عليك اتخاذ الإجراءات وملكية أفعالك.

ستتحدث الإجراءات دائمًا بصوت أعلى من الكلمات ، لذا سيوضح الوقت كيف يستجيب كلا الطرفين للمناقشات الصعبة. لذلك ، فإن امتلاك أفعالك هو الخيار الوحيد في هذه المعادلة.

وعندما تتمكن من تحمل ملكية نواياك للمضي قدمًا ، ستكون أكثر استعدادًا لإجراء محادثات صعبة. ستجد أيضًا أنك ستحتاج إلى عدد أقل من هذه المحادثات الصعبة لأنه يمكنك التكيف باستمرار مع معايير أعلى.

لن تختفي المحادثات الصعبة أبدًا ، لذا كلما كنت أفضل في إجرائها ، زادت كفاءتك في عملك.

افتخر بامتلاك نتائجك ، ولن تواجه مشاكل في بدء محادثات صعبة في العمل.

رصيد الصورة المميز: LinkedIn Sales Solutions عبر unsplash.com